Persónuverndaryfirlýsing

Persónuverndaryfirlýsing eflingar

Persónuverndaryfirlýsing Eflingar stéttarfélags

Síðast uppfært: 7.10.2026

1.     Almennt

Efling stéttarfélag leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar félagsfólks, samstarfsaðila og annarra einstaklinga sem félagið hefur samskipti við. Í persónuverndaryfirlýsingu þessari er útskýrt hvaða persónuupplýsingar Efling vinnur, í hvaða tilgangi, á hvaða lagagrundvelli vinnslan byggir, hvaðan upplýsingarnar koma, hverjir kunna að fá aðgang að þeim, hversu lengi þær eru varðveittar og hvaða réttindi einstaklingar hafa samkvæmt lögum um persónuvernd.

Persónuverndaryfirlýsingin nær til allrar vinnslu persónuupplýsinga sem Efling ber ábyrgð á, hvort sem upplýsingarnar eru varðveittar rafrænt, á pappír eða með öðrum hætti. Hún nær meðal annars til vinnslu í tengslum við félagsaðild, innheimtu félagsgjalda, þjónustu við félagsfólk, vinnuréttindamál, kjaramál, sjóði félagsins, orlofsmál, fræðslu, námskeið, kannanir, viðburði, kosningar, vefnotkun, öryggismyndavélar og samskipti við félagið.

Efling vinnur persónuupplýsingar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679, eftir því sem hún hefur lagagildi á Íslandi, og önnur lög sem gilda um starfsemi stéttarfélaga.

2.     Ábyrgðaraðili

Efling stéttarfélag, kt. 701298-2259, Guðrúnartúni 1, 105 Reykjavík, er ábyrgðaraðili að þeirri vinnslu persónuupplýsinga sem lýst er í persónuverndaryfirlýsingu þessari.

Ábyrgðaraðili ákveður í hvaða tilgangi persónuupplýsingar eru unnar og með hvaða hætti vinnslan fer fram.

3.     Persónuverndarfulltrúi

Persónuverndarfulltrúi tekur við fyrirspurnum, ábendingum og beiðnum frá einstaklingum sem varða vinnslu persónuupplýsinga hjá Eflingu.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Eflingar á netfanginu:  personuvernd@efling.is

Einnig er hægt að hafa samband við félagið á almennu netfangi félagsins:

efling@efling.is eða í síma 510 7500.

4.     Hvaða persónuupplýsingum vinnur Efling?

Efling vinnur aðeins þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar miðað við tilgang vinnslunnar hverju sinni. Hvaða upplýsingar eru unnar fer eftir því hvaða þjónustu einstaklingur nýtir, hvaða samskipti hann á við félagið og hvaða verkefnum Efling sinnir í viðkomandi máli. Efling kann meðal annars að vinna eftirfarandi persónuupplýsingar:

4.1. Grunnupplýsingar

Efling kann að vinna grunnupplýsingar, svo sem: nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer, netfang, þjóðerni, tungumál, vinnustaður, hjúskaparstaða, fjölskyldunúmer, iðgjöld, upplýsingar um atvinnurekanda, greiðslu félagsgjalda og iðgjalda. Veljir þú að afhenda félaginu ljósmynd af þér telst hún einnig til grunnupplýsinga.

4.2. Samskiptaupplýsingar

Efling kann að vinna upplýsingar sem verða til í samskiptum við félagið, svo sem m.a. fara fram með tölvupósti, skriflega eða munnlega, skilaboð í gegnum vef eða mínar síður, samskipti í gegnum samfélagsmiðla, fundargerðir eða minnispunkta vegna mála, upplýsingar um beiðnir, fyrirspurnir, kvartanir eða ábendingar.

4.3. Rafræn auðkenning

Efling notar rafræna auðkenningu til að staðfesta auðkenni einstaklinga sem skrá sig inn á Mínar síður eða önnur rafræn þjónustukerfi félagsins. Rafræn auðkenning kann að vera notuð bæði af félagsfólki og starfsfólki Eflingar. Auðkenningin fer fram fyrir milligöngu Auðkennis hf., sem starfrækir vottaða þjónustu fyrir útgáfu og staðfestingu rafrænna skilríkja á Íslandi. Einstaklingar geta valið að auðkenna sig með rafrænum skilríkjum í síma, auðkenniskorti eða Auðkennisappinu, eftir því hvað þeir hafa aðgang að. Í öllum tilvikum er aðeins unnið með þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að auðkenna notanda og tryggja öruggan aðgang.

4.4. Upplýsingar vegna vinnuréttindamála

Þegar félagsfólk leitar til Eflingar vegna vinnuréttindamála kann félagið að vinna gögn sem tengjast ráðningarsambandi, launum og réttindum, svo sem ráðningarsamninga, starfsheiti, starfshlutfall, launaseðla, tímaskráningar, vaktaplön, starfslýsingar, uppsagnarbréf, samskipti við atvinnurekanda, bankaupplýsingar, upplýsingar um vangreidd laun, upplýsingar um veikindi, slys eða fjarvistir þegar það er nauðsynlegt vegna máls, gögn sem félagsmaður lætur félaginu í té, gögn frá atvinnurekanda eða öðrum aðilum sem tengjast máli félagsmanns.

Þegar einstaklingur bókar viðtal hjá vinnuréttindasviði Eflingar er notað bókunarkerfið Noona. Í tengslum við slíka bókun vinnur Efling upplýsingar á borð við nafn, netfang, símanúmer og upplýsingar um tímasetningu og tilefni bókunarinnar.

4.5. Upplýsingar vegna sjóða, styrkja og bóta

Efling kann að vinna upplýsingar vegna umsókna um greiðslur, styrki eða réttindi úr sjóðum félagsins, svo sem umsóknir, bankaupplýsingar, greiðsluupplýsingar, læknisvottorð, upplýsingar um tekjur eða laun, upplýsingar um veikindi, slys eða meðferð, reikninga og kvittanir, upplýsingar um nám, námskeið eða fræðslu, upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að meta rétt til styrks eða greiðslu samkvæmt reglum viðkomandi sjóðs.

4.6. Upplýsingar vegna orlofshúsa og annarra orlofsmála

Efling kann að vinna upplýsingar vegna orlofshúsa, orlofsíbúða, gjafabréfa og annarra orlofstengdra réttinda, svo sem umsóknir og bókanir, upplýsingar um úthlutun, greiðsluupplýsingar, upplýsingar um dvalartíma, samskipti vegna leigu, upplýsingar um kvartanir eða tjón, myndir eða önnur gögn sem tengjast frágangi, tjóni eða umgengni, upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að gæta eigna félagsins og réttinda annarra notenda.

4.7. Upplýsingar vegna fræðslu, námskeiða og starfsþróunar

Efling kann að vinna upplýsingar vegna fræðslu, námskeiða, starfsþróunar og annarra verkefna sem tengjast menntun og færni félagsfólks, svo sem upplýsingar um skráningu á námskeið, þátttöku, fræðsluaðila, tegund námskeiðs, upplýsingar um styrki eða endurgreiðslur vegna náms, upplýsingar um mætingu eða lok námskeiðs, eftir því sem við á, upplýsingar sem félagsmaður veitir í tengslum við mat á námskeiði, samskipti vegna námskeiða, fræðslu eða starfsþróunar.

4.8. Upplýsingar vegna kannana

Efling kann að senda félagsfólki kannanir sem tengjast starfsemi félagsins, þjónustu, fræðslu, námskeiðum, styrkjum, kjaramálum, launaþróun, starfsþróun, félagsstarfi eða öðrum verkefnum félagsins.

Í tengslum við kannanir kann Efling að vinna:

·        nafn,

·        netfang,

·        símanúmer, ef könnun er send með SMS,

·        upplýsingar um hvaða könnun var send,

·        upplýsingar um hvaða námskeið, þjónustu eða verkefni könnunin varðar,

·        einstaklingsbundinn hlekk eða auðkenni sem notað er við útsendingu,

·        upplýsingar um hvort könnun hafi verið send,

·        upplýsingar um hvort könnun hafi verið opnuð eða svarað,

·        dagsetningu og tíma svörunar,

·        svör þátttakanda um þátttöku, ástæður fjarveru eða forfalla, mat á aðgengi, skipulagi, ánægju o.s.frv.,

·        athugasemdir eða ábendingar sem þátttakandi kýs að veita.

Útsendingarlisti fyrir könnun er í mörgum tilvikum tekinn saman út frá fyrirliggjandi skráningar- eða styrkjagögnum Eflingar, svo sem upplýsingum úr kerfinu Total eða öðrum skrám félagsins um þátttöku í námskeiðum eða úthlutun styrkja, sbr. mat á samræmi tilgangs í kafla 6.

Til að skilja betur þarfir ólíkra hópa kunna svör einnig að verða tímabundið pöruð við almennar bakgrunnsbreytur úr skráningarkerfi Eflingar, svo sem aldursbil, kyn, flokkað þjóðerni eða búsetulengd.

Þegar niðurstöður kannana, þ.m.t. paraðar bakgrunnsbreytur, eru birtar eða kynntar eftir undirhópum er þess gætt að hver undirhópur sem greint er frá telji nægilega marga einstaklinga til að ekki sé hætta á að niðurstöður verði persónugreinanlegar. Séu of fáir einstaklingar í undirhópi til að tryggja nafnleynd eru niðurstöður þess hóps ekki birtar sérstaklega, heldur eftir atvikum sameinaðar með stærri hópi eða látnar ósagðar.

Kannanir geta verið sendar með einstaklingsbundnum hlekk til að halda utan um útsendingu og svörun. Slíkt er gert til að tryggja að könnun berist réttum hópi, til að koma í veg fyrir tvítekna svörun og til að meta svarhlutfall. Svör úr könnunum eru að jafnaði unnin og birt í samantekinni mynd og ekki þannig að hægt sé að rekja niðurstöður til einstaklinga. Ef svör eru skoðuð á persónugreinanlegu formi er það aðeins gert þegar það er nauðsynlegt vegna tilgangs könnunarinnar, öryggis, gæðaeftirlits eða til að bregðast við sérstakri beiðni eða athugasemd þátttakanda.

Þátttaka í könnunum er almennt valfrjáls.

4.9. Upplýsingar vegna viðburða og félagsstarfs

Efling kann að vinna upplýsingar vegna viðburða, funda, námskeiða, ráðstefna, félagsstarfs og annarra samkoma, svo sem: skráningarupplýsingar, upplýsingar um mætingu, fæðuóþol eða aðrar óskir sem þátttakandi veitir sjálfur, samskipti vegna viðburðar, myndir eða myndskeið, eftir því sem við á, upplýsingar um þátttöku í umræðum, vinnuhópum eða verkefnum.

4.10. Myndir, myndskeið og hljóðefni

Efling kann að vinna myndir, myndskeið eða hljóðefni í tengslum við viðburði, fundi, fræðslu, kynningarstarf, fjölmiðlun eða öryggi. Ef taka á nærmyndir eða birta efni þar sem einstaklingur er aðalviðfangsefni verður almennt aflað samþykkis, nema önnur heimild eigi við. Almennar yfirlitsmyndir frá opnum viðburðum kunna að vera unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna Eflingar af því að kynna starfsemi félagsins og varðveita heimildir um félagsstarf. Einstaklingar geta haft samband við Eflingu ef þeir óska eftir að mynd af þeim verði ekki birt eða verði fjarlægð, eftir því sem við verður komið.

4.11. Vefnotkun, vafrakökur og tæknilegar upplýsingar

Þegar einstaklingur notar vef Eflingar kann félagið að vinna tæknilegar upplýsingar, svo sem:

·        IP-tölu,

·        tegund tækis,

·        tegund vafra,

·        stýrikerfi,

·        upplýsingar um heimsóknir á vef,

·        upplýsingar um notkun á vefsvæði,

·        vafrakökur og sambærilega tækni.

Nauðsynlegar vafrakökur eru notaðar til að vefurinn virki með réttum hætti og krefjast ekki samþykkis. Aðrar vafrakökur eru eingöngu virkjaðar á grundvelli vals notanda í vafrakökustillingum á vefnum, sem eru veittar fyrir milligöngu samþykkislausnarinnar CookieHub. Vafrakökur á vef Eflingar skiptast í eftirfarandi flokka: nauðsynlegar vafrakökur, sem eru sjálfkrafa virkar; óskir/valstillingar, t.d. til að vista stillingar notanda; tölfræðikökur, þar á meðal frá Google Analytics og Google Tag Manager, sem eru óvirkar þar til notandi samþykkir þær; og markaðskökur, sem sömuleiðis krefjast samþykkis. Á vefnum er auk þess netverslunarlausnin Snipcart, sem gerir kleift að kaupa vörur eða gjafabréf. Nákvæman lista yfir einstakar vafrakökur, þjónustuveitendur þeirra og gildistíma má á hverjum tíma sjá í vafrakökustillingum á vef Eflingar.

4.12. Öryggismyndavélar

Efling kann að nota öryggismyndavélar í húsnæði félagsins, meðal annars í öryggis- og eignavörsluskyni. Vinnslan kann að ná til myndefnis af einstaklingum sem koma í húsnæði félagsins. Myndefni úr öryggismyndavélum er aðeins skoðað ef sérstakt tilefni er til, svo sem vegna öryggisatvika, tjóns, slysa eða gruns um ólögmæta háttsemi.

4.13. Viðkvæmar persónuupplýsingar

Sumar upplýsingar sem Efling vinnur geta talist viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt persónuverndarlögum. Það á einkum við um: upplýsingar um aðild að stéttarfélagi, heilsufarsupplýsingar, upplýsingar um þjóðernislegan uppruna (eftir því sem slíkar upplýsingar eru nauðsynlegar), upplýsingar sem tengjast veikindum, slysum, bótarétti eða umsóknum í sjóði, upplýsingar sem kunna að koma fram í vinnuréttindamálum eða samskiptum við Eflingu.

4.14. Uppruni upplýsinga

Persónuupplýsingar sem Efling vinnur koma í flestum tilvikum beint frá einstaklingi, svo sem við skráningu í félagið, notkun á þjónustu þess eða í samskiptum við félagið. Í ákveðnum tilvikum fær Efling upplýsingar frá öðrum aðilum, svo sem frá atvinnurekanda í tengslum við vinnuréttindamál, frá opinberum skrám á borð við Þjóðskrá og Fyrirtækjaskrá, frá öðrum stéttarfélögum eða heildarsamtökum, eða frá samfélagsmiðlum þegar einstaklingur hefur sjálfur birt upplýsingar opinberlega. Í öllum tilvikum gætir Efling þess að vinnslan byggist á fullnægjandi lagagrundvelli, sbr. kafla 6.

5.     Tilgangur vinnslu

Efling vinnur persónuupplýsingar í skýrum og yfirlýstum tilgangi í samræmi við persónuverndarlög, lög stéttarfélagsins og yfirlýsingu þessa. Hér að neðan eru helstu vinnslur og tilgangur þeirra.

6.   Lagagrundvöllur vinnslu

Vinnsla Eflingar á persónuupplýsingum fer fram samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sbr. reglugerð (ESB) 2016/679, almennu persónuverndarreglugerðina. Lagagrundvöllur vinnslu ræðst af eðli og tilgangi vinnslunnar hverju sinni.

Almenn vinnsla persónuupplýsinga byggir einkum á 6. gr. 1. mgr. reglugerðarinnar, þ.e. samþykki hins skráða, sbr. a-lið, nauðsyn vinnslu vegna samnings eða þjónustu við félagsfólk, sbr. b-lið, lagaskyldu sem hvílir á Eflingu, sbr. c-lið, eða lögmætum hagsmunum félagsins, sbr. f-lið, svo sem vegna hagsmunagæslu fyrir félagsfólk, upplýsingaöryggis, meðferðar réttarkrafna og almenns reksturs félagsins. Samþykki má afturkalla hvenær sem er.

Þegar Efling vinnur viðkvæmar persónuupplýsingar, svo sem upplýsingar um stéttarfélagsaðild eða heilsufar, byggir vinnslan jafnframt á 9. gr. 2. mgr. reglugerðarinnar, einkum skýru samþykki hins skráða, sbr. a-lið, vinnslu vegna réttinda og skyldna á sviði vinnuréttar, sbr. b-lið, lögmætri starfsemi stéttarfélags gagnvart félagsfólki, sbr. d-lið, eða vinnslu sem er nauðsynleg til að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur, sbr. f-lið.

Fjárhagsupplýsingar, svo sem launa-, banka- og greiðsluupplýsingar, teljast almennt ekki viðkvæmar persónuupplýsingar í skilningi 9. gr. reglugerðarinnar. Slíkar upplýsingar geta þó verið viðkvæms eðlis og eru því meðhöndlaðar af sérstakri varúð, meðal annars með aðgangsstýringum og trúnaði.

Í þeim tilvikum þar sem afhending persónuupplýsinga er nauðsynleg forsenda þjónustu eða aðildar, svo sem við skráningu í félagið, afgreiðslu umsókna í sjóði félagsins eða veitingu þjónustu í vinnuréttindamálum, getur það haft þau áhrif að Efling geti ekki orðið við beiðni eða veitt umbeðna þjónustu óski einstaklingur ekki að láta umbeðnar upplýsingar af hendi. Í öðrum tilvikum, svo sem varðandi kannanir eða skráningu á viðburði, er þátttaka og afhending upplýsinga valfrjáls, sbr. nánar í viðkomandi kafla.

Í tilvikum þar sem Efling nýtir persónuupplýsingar sem þegar liggja fyrir í öðrum kerfum félagsins, til að mynda upplýsingar úr skráningar- eða styrkjakerfinu Total eða öðrum innri skrám, í tengslum við nýja en nátengda vinnslu, svo sem við gerð útsendingarlista fyrir kannanir um námskeið eða þjónustu sem viðkomandi hefur þegar nýtt sér, leggur Efling mat á samræmi tilgangs í samræmi við 3. mgr. 6. gr. laga nr. 90/2018 og 4. mgr. 6. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679.

7.     Söfnun persónuupplýsinga um börn

Það er stefna Eflingar að safna eða vinna almennt ekki persónuupplýsingar um börn yngri en 13 ára. Vinnsla á upplýsingum um börn fer eingöngu fram þegar hún er nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldu, efna samþykktir sjóða félagsins (t.d. vegna bótagreiðslna við andlát, veikindi eða slys) eða gæta lögmætra hagsmuna og réttinda þeirra eða forráðamanna þeirra. Ef Efling býður rafræna þjónustu sem beinist sérstaklega að börnum og byggir á samþykki, er aflað sérstaks samþykkis forráðamanna ef barn hefur ekki náð 13 ára aldri.

8.     Sjálfvirk ákvarðanataka

Hjá Eflingu fer ekki fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga.

9.     Gervigreind og stafrænar lausnir

Efling kann að hagnýta gervigreind sem er innbyggð í hugbúnaði og upplýsingakerfum félagsins sem stoðtæki í rekstri sínum, svo sem við almenna upplýsingagjöf, skjalagerð og mótun innri vinnuferla. Um er að ræða innbyggða gervigreindareiginleika í þeim hugbúnaðarkerfum sem starfsfólk notar til daglegra starfa, en ekki opið spjallmenni eða gervigreindarþjónustu sem er aðgengileg almenningi á vef félagsins. Slíkri notkun er eingöngu ætlað að auka skilvirkni og gæði þjónustu við félagsfólk.

Notkun gervigreindareiginleika er bundin innri reglum félagsins um hvaða hugbúnaðarkerfi eru heimil og hvernig gæta skal að öryggi gagna. Starfsfólki er óheimilt að færa persónugreinanlegar upplýsingar um félagsfólk inn í gervigreindarlausnir sem félagið hefur ekki samþykkt til notkunar eða sem ekki tryggja fullnægjandi vernd persónuupplýsinga. Þar sem innbyggðar gervigreindarlausnir eru nýttar leitast Efling við að tryggja að persónuupplýsingar séu ekki nýttar til þjálfunar líkana þriðja aðila og að viðeigandi vinnslusamningar séu gerðir við þjónustuveitendur hugbúnaðarins.

Í gagnavöruhúsi félagsins fer fram tölfræðileg greiningarvinna með gervigreindartóli. Greiningartólið hefur eingöngu lesaðgang að greiningargögnum þar sem kennitölu hefur verið skipt út fyrir gerviauðkenni, fæðingardegi breytt í fæðingarár og upplýsingar sem ekki eru nauðsynlegar vegna greiningarinnar, svo sem samskipta- og bankaupplýsingar, fjarlægðar. Viðbótarupplýsingar sem gera kleift að rekja gerviauðkenni til einstaklings eru varðveittar aðgreindar með takmörkuðum aðgangi. Gögn undir gerviauðkenni teljast eftir sem áður persónuupplýsingar.

Gervigreindareiginleikar Eflingar eru hvorki nýttir til persónusniðs né til sjálfvirkrar ákvarðanatöku sem hefur réttaráhrif fyrir einstaklinga, sbr. kafla 8.

10.     Réttindi einstaklinga

Persónuverndarlög veita einstaklingum ákveðin réttindi, m.a. til fræðslu og upplýsinga um það hvort Efling vinni persónuupplýsingar um þá og hvernig meðferð þeirra er háttað í starfsemi Eflingar. Umrædd réttindi eru þó ekki fortakslaus og kunna lagaskyldur eða ríkari hagsmunir Eflingar eða þriðja aðila að koma í veg fyrir að Efling geti orðið við beiðni einstaklings sem nýta vill réttindi sín á grundvelli persónuverndarlaga. Efling leitast við að svara öllum beiðnum einstaklinga sem nýta vilja réttindi sín á grundvelli persónuverndarlaga innan 30 daga og geti Efling af einhverjum ástæðum ekki orðið við slíkri beiðni, hvort sem er í heild eða hluta, leitast Efling við að rökstyðja slíka niðurstöðu.

10.1. Aðgangur að eigin persónuupplýsingum.

Félagsmenn eiga rétt á að vita hvort Efling sé að vinna með persónuupplýsingar um þá og að fá upplýsingar um vinnsluna, s.s. um tilgang, hvert þeim er miðlað, uppruna, hvort sjálfvirk ákvarðanataka fari fram og upplýsingar um rétt sinn. Þá geta einstaklingar jafnframt átt rétt á að fá afrit af þeim persónuupplýsingum sem Efling vinnur um viðkomandi.

10.2. Leiðrétting persónuupplýsinga og eyðing.

Telji einstaklingur að persónuupplýsingar um hann séu rangar, ónákvæmar eða ófullkomnar á hann rétt á að fá þær leiðréttar eða fullgerðar án ótilhlýðilegrar tafar.

Í ákveðnum tilvikum á einstaklingur rétt á því að fara fram á að Efling eyði persónuupplýsingum um hann, s.s. ef einstaklingur telur upplýsingarnar ekki lengur nauðsynlegar í þeim tilgangi sem lá að baki söfnun þeirra. Hið sama á við ef einstaklingur dregur til baka samþykki um vinnslu persónuupplýsinga og ekki er annar lagagrundvöllur fyrir vinnslunni eða ef vinnsla upplýsinganna reynist ólögmæt. Eyðing á ekki við ef varðveisla er nauðsynleg vegna lagaskyldu (t.d. bókhaldslaga) eða stofnunar, meðferðar eða varnar réttarkrafna.

10.3. Réttur til að krefjast takmörkunar á vinnslu

Í tilteknum tilvikum á einstaklingur rétt á að krefjast þess að vinnsla persónuupplýsinga um hann verði takmörkuð, til að mynda meðan leyst er úr ágreiningi um réttmæti upplýsinga, meðan tekin er afstaða til andmæla við vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum, eða þegar vinnsla telst ólögmæt en einstaklingur óskar takmörkunar í stað eyðingar. Þegar vinnsla hefur verið takmörkuð er heimilt að varðveita upplýsingarnar en almennt ekki að vinna frekar með þær nema með samþykki hins skráða eða vegna stofnunar, meðferðar eða varnar réttarkrafna, verndar brýnna hagsmuna eða af ástæðum sem varða verulega almannahagsmuni.

10.4. Réttur til að andmæla vinnslu.

Þegar vinnsla byggist á lögmætum hagsmunum Eflingar á einstaklingur rétt á að andmæla vinnslunni vegna sérstakra aðstæðna sinna. Efling stöðvar þá vinnsluna nema sýnt sé fram á brýna lögmæta hagsmuni sem vega þyngra en hagsmunir, réttindi og frelsi einstaklingsins. Einstaklingur á einnig fortakslausan rétt til að andmæla vinnslu sem varðar beina markaðssetningu eða útsendingar.

10.5. Flutningsréttur.

Þegar vinnsla byggist á samþykki eða samningi og fer fram með rafrænum hætti á einstaklingur rétt á að fá persónuupplýsingar er hann hefur látið Eflingu í té á skipulegu, algengu og tölvulesanlegu sniði, eða óskað þess að þær verði sendar beint til annars ábyrgðaraðila ef það er tæknilega kleift.

10.6. Afturköllun samþykkis.

Þar sem vinnsla byggist á samþykki getur einstaklingur dregið samþykki sitt til baka hvenær sem er. Afturköllunin hefur ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fór fram á grundvelli samþykkisins fyrir afturköllunina.

10.7. Kvörtun til Persónuverndar.

Persónuvernd annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og úrskurðar í ágreiningsmálum á sviði persónuverndar. Nánari upplýsingar um stofnunina má finna á heimasíðu hennar, https://island.is/s/personuvernd. Ef einstaklingur er ekki sáttur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum um sig er hægt að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd með því að senda erindi á Persónuvernd, Laugavegi 166, 4. hæð, 105 Reykjavík eða á postur@personuvernd.is.

11.     Varðveislutími persónuupplýsinga

Efling varðveitir persónuupplýsingar eingöngu eins lengi og nauðsyn krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema lög kveði á um lengri varðveislutíma eða lögmætir hagsmunir standi til þess.

Grunnupplýsingar um félagsaðild, iðgjaldasögu og áunnin réttindi í sjóðum Eflingar eru varðveittar til langframa, enda nauðsynlegt að tryggja að félagsfólk geti nýtt réttindi sín og fái leiðréttingu krafna þegar á reynir. Aðgangsupplýsingar vegna Mína síðna og rafrænnar auðkenningar eru geymdar á meðan aðgangur er virkur og eftir atvikum í stuttan tíma þaðan í frá til að tryggja öryggi, rekjanleika og rannsókn öryggisatvika. Gögn um vinnuréttindamál og lögfræðilega hagsmunagæslu eru varðveitt á meðan mál er í vinnslu og almennt í allt að 4 ár frá lokum máls með vísan til almennra fyrningarfresta krafna, eða lengur ef réttarkröfur eða lögmætir hagsmunir krefjast þess.

Upplýsingar vegna umsókna í sjóði, styrkja og bóta eru geymdar meðan á afgreiðslu stendur og í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs í samræmi við bókhaldslög nr. 145/2001. Gögn vegna þátttöku í námskeiðum og fræðslu eru varðveitt til að halda utan um réttindi og úthlutun styrkja, en upplýsingum er eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar þegar þeim tilgangi er náð.

Í tengslum við kannanir er varðveislutími aðgreindur eftir eðli gagna. Útsendingarlisti, þ.e. nöfn og netföng eða símanúmer sem könnun er send á, er varðveittur á meðan söfnun stendur yfir og eytt að henni lokinni. Einstaklingsbundinn pörunarlykill, þ.e. tengingin milli hlekks eða auðkennis og svars tiltekins einstaklings, er varðveittur á meðan söfnun og gæðaeftirlit stendur yfir og eytt jafnskjótt og þeirri vinnu er lokið. Hrá, persónugreinanleg svör eru varðveitt í skamman tíma umfram það til að ljúka úrvinnslu, en að því búnu er tengingu við persónugreinanleg auðkenni eytt eða svörin gerð ópersónugreinanleg. Samanteknar tölfræðilegar niðurstöður, sem ekki er hægt að rekja til einstaklinga, kunna að vera varðveittar lengur til stefnumótunar og samanburðar milli kannana.

Bókhaldsgögn og fylgiskjöl eru varðveitt í 7 ár í samræmi við bókhaldslög. Myndefni úr öryggismyndavélum í húsnæði Eflingar er eytt innan 90 daga frá upptöku í samræmi við reglur um rafræna vöktun, nema sérstök atvik, svo sem slys, meint afbrot eða réttarkröfur, kalli á lengri geymslu.

Þegar varðveislutíma lýkur eða forsendur vinnslu eru ekki lengur fyrir hendi er persónuupplýsingum eytt með öruggum hætti eða þær gerðar ópersónugreinanlegar.

12.     Upplýsingar til þriðja aðila

Efling afhendir ekki, selur ekki og leigir ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um einstaklinga til þriðja aðila nema stéttarfélaginu sé slíkt skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu Eflingar til þess að vinna fyrir fram ákveðna vinnu. Í slíkum tilfellum gerir Efling vinnslusamning við viðkomandi aðila sem fær persónuupplýsingarnar. Samningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi.

Meðal þeirra sem Efling kann að deila persónuupplýsingum með, eftir því sem tilgangur vinnslu og lagaskylda gefa tilefni til, eru þjónustuveitendur á sviði hugbúnaðar, hýsingar og rafrænnar auðkenningar, þar á meðal bókunarkerfið Noona sem notað er fyrir tímabókanir hjá vinnuréttindasviði, könnunarvettvangurinn Tally.so sem notaður er til að leggja fram og vinna úr tilteknum könnunum, endurskoðendur, lögmenn félagsins, sjóðir og systurfélög eða heildarsamtök launafólks þegar við á, og stjórnvöld þegar lagaskylda krefst þess, svo sem skattyfirvöld.

Efling deilir einnig persónuupplýsingum með þriðja aðila þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni félagsmanna, eins og við innheimtu á vanskilakröfum. Efling hefur gert samning við lögmann félagsins sem nær til innheimtu launakrafna fyrir hönd félagsmanna og tekur hann mið af nýrri löggjöf um persónuvernd, lög nr. 90/2018.

Flutningur persónuupplýsinga til þriðju landa

Vinnsla persónuupplýsinga félagsfólks í tengslum við félagsaðild, þjónustu, sjóði og vinnuréttindamál fer fram hjá vinnsluaðilum sem starfa innan Evrópska efnahagssvæðisins og persónuupplýsingum er ekki miðlað út fyrir EES í þeim tilgangi.

Á vef Eflingar eru þó nýttar tilteknar tæknilausnir, svo sem til vefmælinga, sem eru í eigu fyrirtækja með höfuðstöðvar utan EES, sbr. kafla 4.11. Í þeim tilvikum byggir flutningur persónuupplýsinga á ákvörðun Evrópusambandsins um flutning persónuupplýsinga til viðkomandi ríkis, svo sem gagnaflutningsramma ESB og Bandaríkjanna („Data Privacy Framework“), eða öðrum fullnægjandi öryggisráðstöfunum. Verði breyting á þessu fyrirkomulagi verður persónuverndaryfirlýsing þessi uppfærð til samræmis.

Notkun gervigreindarþjónustunnar Anthropic (Claude), sbr. kafla 9, felur einnig í sér flutning upplýsinga til Bandaríkjanna. Sá flutningur byggir á stöðluðum samningsskilmálum Evrópusambandsins (Standard Contractual Clauses), sbr. 46. gr. reglugerðar (ESB) 2016/679, sem hluta af vinnslusamningi félagsins við þjónustuveitandann, og telst því hvíla á fullnægjandi verndarráðstöfunum í skilningi reglugerðarinnar.

Persónuverndaryfirlýsing Eflingar nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila sem Efling hefur enga stjórn á, né ber stéttarfélagið ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingu þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðila sem geta vísað á vef okkar.

13.     Vefhegðun og skráning á póstlista

Efling notar vafrakökur og sambærilega tækni á vefsvæði sínu til að tryggja nauðsynlega virkni þess, greina notkun, bæta þjónustu og birta viðeigandi efni. Notendur geta stýrt notkun vafrakaka í vafrakökustillingum á vefnum. Nauðsynlegar vafrakökur eru notaðar án samþykkis þar sem þær eru forsenda þess að vefurinn virki sem skyldi, en aðrar vafrakökur eru eingöngu nýttar á grundvelli upplýsts samþykkis notenda. Ef haft er samband við Eflingu á samfélagsmiðlum, til dæmis með því að senda skilaboð, skrifa athugasemdir eða deila efni, kunna upplýsingar að vera unnar bæði af Eflingu og viðkomandi samfélagsmiðlaveitu, og er félagsfólk hvatt til að kynna sér persónuverndaryfirlýsingar þeirra miðla.

14.     Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Efling leggur áherslu á að tryggja öryggi persónuupplýsinga og hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda þær gegn óheimilum aðgangi, breytingum, birtingu, eyðingu eða annarri ólögmætri vinnslu.

Meðal ráðstafana sem Efling kann að beita eru rafræn auðkenning, aðgangsstýringar, aðgerðaskráning, auðkenning notenda, takmörkun aðgangs eftir starfsskyldum, regluleg endurskoðun aðgangsheimilda, niðurfelling aðgangs við starfslok eða breytingu á starfi, þjálfun starfsfólks, trúnaðarskyldur, verklagsreglur um meðferð gagna, öryggisafrit, vinnslusamningar við þjónustuveitendur og regluleg endurskoðun öryggisráðstafana.

Aðgangur að persónuupplýsingum er takmarkaður við starfsfólk og aðra aðila sem þurfa aðgang vegna starfa sinna eða þjónustu við Eflingu. Efling beitir sérstakri varúð við vinnslu upplýsinga sem eru viðkvæmar eða viðkvæms eðlis, svo sem upplýsinga um stéttarfélagsaðild, heilsufarsupplýsinga, launaupplýsinga, bankaupplýsinga og annarra fjárhagsupplýsinga.

Komi upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingar bregst Efling við í samræmi við persónuverndarlög. Öryggisbrot felur í sér röskun á öryggi er leiðir til þess að persónuupplýsingar glatast, breytast, glata samþættingu sinni, verða birtar óviðkomandi eða óheimill aðgangur er veittur að þeim. Sé líklegt að öryggisbrot hafi í för með sér áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga tilkynnir Efling Persónuvernd um brotið án ótilhlýðilegrar tafar. Telji félagið að brotið sé líklegt til að valda mikilli áhættu fyrir réttindi og frelsi þeirra einstaklinga sem í hlut eiga er viðkomandi sömuleiðis tilkynnt um brotið skv. lagakröfum.

15. Endurskoðun persónuverndaryfirlýsingar Eflingar

Efling kann að breyta persónuverndaryfirlýsingu þessari eftir því sem starfsemi félagsins, vinnsla persónuupplýsinga eða lagaskyldur breytast.

Ný útgáfa persónuverndaryfirlýsingarinnar verður birt á vef Eflingar. Breytingar taka gildi við birtingu nema annað sé sérstaklega tekið fram.

Þessi útgáfa, frá október 2026, leysir af hólmi fyrri útgáfu frá 13. mars 2024.